كيفية كتابة تقرير باحتراف
هناك مواقف وأعمال في الحياة تحتاج منّا توثيقاً وشرحاً مفصّلاً عن أبرز مجرياتها، لذلك نلجأ لكتابة التقارير الخاصة بكل مرحلة، وكل تقرير لا بدّ من توافر عناصر أساسية فيه لا غنى له عنها، منها:
كيفية كتابة تقرير
- الغلاف: وهو مهم في التقرير، وذلك لحمايته من الأوساخ والغبار، ففي البحوث الكبيرة مثل الرسائل الجامعية يستخدم غلاف سميك حيث يحافظ على توازن وتماسك الأوراق، أما البحوث الصغيرة فيستخدم لها غلاف بلاستيكي شفاف، وعند استخدام الغلاف الشفاف تكون ليست بحاجة إلى فتح حيث تستطيع معرفة عنوان التقرير واسم صاحبه، والجهة الصادرة، وتاريخه،
- عنوان التقرير: هذا يسهل عليك عملية البحث عن التقرير الذي تريده حيث بإمكانك معرفة عنوان التقرير دون فتح التقرير، وهذا بعكس الغلاف السميك المستخدم في حفظ التقارير فهذا يتطلب منك فتح التقرير لمعرفة عنوانه وصاحبه.
- صفحة العنوان: تكون أول صفحة مباشرة خلف الغلاف الشفاف، وفيها يكتب عنوان التقرير، واسم صاحبه، واسم الجهة المسؤولة، وتاريخ التقديم، وغيره من البيانات الواجب أن تذكر في صفحة العنوان، أو المعلومات الأساسية للتقرير،
- يشترط في العنوان المكتوب أن يكون واضح ويمثل البحث أو التقرير، ويعبر عن المعلومات الواردة فيه،
- الوظيفة: ينبغي أن يذكر وظيفة مقدم التقرير كأن يكون طالب في الجامعة ويذكر سنته الجامعية، او أن يكون مثلاً مهندساً أو معلماً،
- ذكر المستلم: كذلك من الأمور التي ينبغي ذكرها في صفحة الغلاف ذكر الجهة المقدم لها التقرير كان تكون جامعة أو مؤسسة حكومية وغيرها،
- اسم المادة: ففي التقاير الجامعية غالباً ما يذكر اسم المادة ومدرسها، غالبا لا يوضع عنواناً للتقاير الصغيرة وإنما يكتفي بوضع المعلومات في رأس الصفحة الأولى
- الملخّص: ويكون مباشرة خلف صفحة العنوان، ومن اسمه يكون هذا مثابة ملخصاً جامعاً لما ذكر بالتقرير من معلومات واستنتاجات،لذا غالباً ما يذكر في الملخص المنهج المتبع في البحث أو التقرير، كذلك يذكر فيه طبيعة الدراسة أو مشكلة الدراسة، وما توصل إليه الباحثين، لذا يعد الملخص مهماً جداً للقارئ فهو يساعده في معرفة البحث وما يحتويه من معلومات وسيجد القارئ صعوبة في البحث إذا كان خالياً من الملخص فهذا يعني أنه سيضطر إلى قراءة التقرير كاملاً. قد يطول الملخص أو يقصر وذلك حسب التقرير وعدد صفحاته
- يذكر في الأبحاث والتقارير العلمية كلمة abstract، في حين يستخدم في تقارير العمل كلمة executive summary، وأحيانا تكتب كلمة ملخص بالإنجليزية
- قلنا قبل أن الملخص يذكر خلف صفحة العنوان إلا أنه قد يذكر في صفحة العنوان إذا كان قصيراً، أمّا الأبحاث والتقارير الطويلة فإنه يذكر في صفحة مستقلة، وأنواع للتلخيص، وهي : الملخص المعلوماتي، والملخص الوصفي فالمعلوماتي من اسمه يذكر جميع المعلومات الواردة في التقرير وهو بعكس الملخص الوصفي الذي يصف بسرعة المعلومات والاستنتاجات الواردة في التقاير لذا نجد ان الملخص المعلوماتي أكثر استعمالاً في التقارير.
- جدول المحتويات: وهو جدول مهم يساعد القارئ في التعرف على المعلومات التي يريد أن يقرأها حيث يذكر بجانب كل معلومة رقم الصفحة وهذا يساعد بسرعة في الانتقال إليها
- جدول المحتويات: يحتوي غالباً على عناوين الفصول والأبواب والأقسام والتي ذكرت بالترتيب في التقرير وبجانب كل واحدة رقم الصفحات، كذلك لا يكتف بالعناوين الرئيسة أيضا تذكر العناوين الفرعية، وهو أكثر استعمالا في التقارير كثيرة الصفحات بعكس التقاير قليلة الصفحات والتي لا يستخدم فيها جدول المحتويات.
- قائمة الأشكال: ويذكر فيه الأشكال التي استخدمت في التقرير لتوضيح المعلومات، حيث توضع الأشكال وبجانبهاأرقام الصفحات.
- قائمة الجداول: وفيها يتم ذكر الجداول التي استخدمت في التقرير، فيذكر كل جدول وبجانبه رقم الصفحة الموجود فيها.
- قائمة المصطلحات: وهي تحتوي على جميع المصطلحات الواردة في البحث وأرقام صفحاتها، كذلك يذكر فيها الرموز التي استخدمت في التقرير مثلاً كرمز س أو ص وغيرها.
- المقدمة: بعد ذكر تذكر المقدمة وفيها يتم ذكر التقرير وعنوانه وموضوع التقرير، والأهداف الأساسية من التقرير، والتساؤلات التي سيجيب عنها التقرير، كذلك فيها سيذكر شرحا لـ الأقسام الواردة في البحث وما يحتويه كل قسم، أيضاً يتم ذكر الدراسات السابقة عن الموضوع، ومشكلة الدراسة، كذلك ذكر المنهج المتبع في الدراسة.
- قلب التقرير: وهنا هو موضوع التقرير أي صلبه، حيث يذكر الموضوع وأقسامه فيتم عرض الموضوع وتساؤلاته وشرحه بالتفصيل، لذلك هو أكبر أجزاء التقرير، يذكر النتائج والحلول للموضوع، وكل شيء يتم بالترتيب المتسلسل خطوة خطوة، وكل خطوة لها شرحاً مفصلاً إلى أن تستوعب الفكرة وبالتالي يطرح لها الحلول ومنها يتوصل إلى النتائج.
- الخاتمة أو الاستنتاجات: وفيها يتم ذكر الاستنتاجات وما توصل له البحث، وكذلك تذكر الحلول والتوصيات المقدمة من الباحث.
- المراجع: وفيها يتم ذكر المراجع والكتب المستخدمة في التقرير وكذلك الكتب التي تم الرجوع إليها وتم أخذالمعلومات والبيانات منها، لذا ينبغي ذكر اسم الكتاب وصاحبه ودار نشره وسنة النشر ومكان النشر وطبعة الكتاب، وهذا من الأمانة العلمية في توثيق من نقل منه.
